Hos Flexbillet og Flextilmelding finder du Danmarks mest fleksible og avancerede system til billetsalg, tilmelding, medlemsstyring og holdstyring. Og så er det stadig let at bruge!

Uanset om du skal have tusindvis af deltagere til et arrangement med mange forskellige valgmuligheder, eller om du “bare” skal invitere kunder til en event.

Nedenfor kan du se, hvilke funktioner vi tilbyder.

Kan du ikke finde den funktion, som du mangler for at din event, tilmelding eller medlemssystem bliver helt perfekt, så kontakt os endelig!

 

Billet- og tilmeldingssystem

Listen herunder giver et indblik i billet- og tilmeldingssystemets features - klik for at læse mere om den enkelte feature.

 

Egen arrangør-side

Din egen side
Som arrangør har du dit eget event site på Flex-systemet, hvadenten du udbyder en enkelt event eller løbende har en længere liste af events, som dine kunder/brugere kan tilmelde sig eller købe billet til.
Temaer
Vælg imellem ét af de mange standard temaer eller byg dig eget fra bunden.
Eventliste og eventdetaljer
Dine events bliver vist i en liste, så man nemt kan få et overblik over alle events. Hver event har en detaljeside, hvor du har mulighed for at oprette faner med forskellig brugbar information, eks. kort, deltagerliste.
Sprog
Som arrangør vælger du selv, hvilket sprog dit site og dine events skal præsenteres på. Pt. er dansk og engelsk understøttet. Har du behov for et andet sprog, så kontakt os endelig!
 

Oprettelse, test og afvikling af event

Skabeloner
Med en skabelon kan du oprette selv komplicerede events nemt og hurtigt. Skabelonerne indeholder alle elementer: formularer, billetter/bekræftelser og rapporter, som automatisk løbende tilsendes arrangøren igennem tilmeldings-/billetsalgsperioden. Er resultatet ikke lige i øjet, kan du nemt tilpasse eventen efterfølgende. Skal du afholde event igen, kan du nemt kopiere en tidligere event. Ret tidspunkt, beskrivelsen og evt. priserne og eventen er klar!
Form & flow editor
Med Form & flow editoren kan du nemt tilpasse din event, så den opfylder alle dine behov. Du kan tilføje eks. sætte regler for aktivering af paneler eller validering af brugerens input. Der er følgende komponenter til rådighed i systemet: Simple komponenter
  • panel
  • tekst
  • tekstinput
  • lister
  • datovælger
  • checkbox
  • radiobuttons
Avancerede komponenter
  • pladsmodel (nummererede billetter)
  • resourceplanlægning (vagtplaner mm.)
  • momsnummervalidering
  • hold- og medlemsudvælgelse
  • lister med begrænsede valg
  • foruddefinerede
  • brugerdefinerede lister (f.eks. postnummer og by).
Du kan opbygge din event, så brugerens valg afgør, hvilke muligheder og tilvalg, der er tilgængelige.
Billetskabeloner
Der er flere forskellige billetskabeloner til rådighed, så billetten passer præcis til din event. Vil du gerne have rettet billetten til din event til, så kontakt os endelig!
Afprøvning af event
Du kan teste hele flowet igennem din event, før du publicerer eventen. Du kan derfor tjekke, at alt lige fra flowet til billetten er som det skal være.
Invitationer til events
Du kan sende invitationer til din event pr email til deltagerne. Du kan efterfølgende nemt holde styr på, hvem der har tilmeldt sig og hvem der skal påmindes.
Afmelding fra event
Du bestemmer om deltagerne kan afmelde sig igen via et link i deres bekræftelsesmail. Du sætter selv en dato for, hvornår det ikke længere er muligt at afmelde sig. Har deltageren betalt, bliver pengene automatisk refunderet til deltagerens betalingskort.
Kø-system
Køsystemet sikrer, at systemet ikke bliver overbelastet ved spidsbelastninger. Det sikrer en god brugeroplevelse for dine deltagere. Mens de forventningsfulde deltagere sidder i kø, holdes de løbende informeret om deres placering i køen.
 

Betaling, gebyrer og moms

Betaling
Dine deltagere kan betale på flere måder. Du bestemmer selv, hvilke muligheder de skal have. Man kan betale med gængse danske og udenlandske betalingskort. Betaling hermed foregår via DIBS' betalingsgateway og indløses afhængig af korttype af Nets eller Swedbank. Bankoverførsel kan slåes til på den enkelte event. Billet/bekræftelse udstedes først, når betalingen er registreret af os. Du kan også tilbyde kontaktbetaling (f.eks. direkte ved adgang til event eller hvis der sælges billetter i f.eks. reception, kantine eller lignende). Salg med kontantbetaling kan kun foretages af arrangøren selv, da det kræver login til systemet.
Rabatkoder/vouchers
Du kan oprette forskellige former for rabatkoder/vouchers, der giver adgang for udvalgte deltagere til specielle priser - eller helt uden beregning.
Depositumbetaling
Med depositumbetaling kan du definere, at kun en del af totalbeløbet skal betales ved tilmelding. Restbeløbet vil blive opkrævet på et senere tidspunkt, som du selv bestemmer. Denne feature tages typisk i brug, hvis der er tale om potentielt store betalinger længe før eventens afholdelse. Systemet kan sættes op til automatisk at rykke for manglende restbetaling.
Valutaer
Systemet er i stand til at håndtere betaling i forskellige valutaer. For nuværende er DKK (Danske kroner), Euro og GBP (Sterling Pound) understøttet. Bruger du en anden valuta, så kontakt os endelig!
Gebyrer
Systemet tillader fleksibel opsætning af billet-/tilmeldingsgebyrer; typisk består dette af et fast beløb samt en procentuel del af deltagerprisen. Endvidere kan du frit definere, om dette gebyr betales af deltagerne eller af dig. Betalingsgebyret, som afhænger af valgt betalingsmiddel (f.eks. Dankort eller MasterCard), betales typisk af deltageren. Du kan dog vælge også at betale dette, så deltageren kun betaler 'nettoprisen'.
Validering af momsnumre
I forbindelse med events, hvor deltagerne kan tænkes at være udenlandske virksomheder, er der mulighed for at indbygge validering af Europæiske momsnumre direkte i tilmeldingen. Dette tillader dig at gøre brug af den europæiske Reverse Charge regel og undlade at opkræve moms i forbindelse med købet.
 

Administration af køb, rapportering og finans

Administration af køb
Du kan løbende følge med i de køb, der er foretaget på den enkelte event. Købsloggen giver bl.a. mulighed for at se detaljer omkring det enkelte køb (beløb, status, køber information mm.) og mulighed for annullering/refundering af køb, genudsendelse af faktura og billetter via email og meget andet.
Rapporter
Rapportgeneratoren giver mulighed for at skræddersy én eller flere rapporter for eventen; måske skal foreningens kasserer have løbende indblik i indbetalinger, mens en anden skal have overblik over deltagerfordelingen og madbestillingen på forskellige dage . Rapportgeneratoren tillader rapporter at blive genereret i forskellige formater (bl.a. Excel, PDF og XML) og leveret på forskellige måder, f.eks. via email med foruddefinerede intervaller - eller et link til direkte download.
Opgørelse og faktura
Ved et arrangements afslutning opgøres og afregnes arrangementet pr. automatik, og arrangørens provenue udbetales to bankdage efter afslutning - eller efter aftale. Det er i mange tilfælde også muligt at indgå aftale om a conto udbetalinger under billetsalgs-/tilmeldingsperioden.
 

Adgangskontrolsystem

Online eller on-site billetscanning
Flex-systemet tillader adgangskontrol på flere forskellige måder - fra den helt simple checkliste, hvor deltagere afkrydses ved adgang, til stregkode-scanning via et ubegrænset antal scannerstationer. Systemet kan køre online eller ved brug af en "on-site proxy", som sikrer, at adgangskontrollen kan fortsætte gnidningsfrit, selv hvis internetforbindelsen fejler. Systemet tillader, at man definerer en billet til at kunne scannes et vist antal gange og på den måde kan man opnå "klippekort"-funktionalitet. Adgangskontrollen kan også ske ved scanning af NFR/RFID tags (f.eks. i armbånd).
Medlemskontrol
Hvis du har behov for at registrere dine medlemmer ved ankomst til f.eks. træning, undervisning eller lignende, kan dette ske ved brug af Flex-systemets adgangskontrol for medlemmer. Typisk scannes medlemskort med stregkode ved adgang, og det registreres således, at det pågældende medlem er mødet frem.

Medlems- og holdsystem

Listen herunder giver et indblik medlems- og holdsystemets features.

 

Medlemmer og medlemsskaber

100% valgfri data på medlemmer
Du har fuldstændig valgfrihed i forhold til at definere, hvilke data, der skal registreres om medlemmerne, så uanset om der er én eller flere typer medlemmer, begrænses du ikke til at vælge iblandt en endelig liste af mulige felter; du bestemmer helt selv. Data kan ydermere inddeles i grupper, som du selv definerer, og du kan vha drag'n'drop flytte disse rundt.
Oprettelse af medlemmer
Medlemmer kan oprettes via en simpel formular, som blot tillader det kommende medlem at indtaste sine stamdata, som defineret i systemet. Men oprettelsen kan også ske via en event, som gør meget mere end dét. F.eks. kan man uden videre lade et medlem vælge mere end ét hold ad gangen i én og samme tilmeldingsproces, hvilket kan åbne op for interessante anvendelser af medlemssystemet i samspil med tilmelding til f.eks. en konference eller lignende.
Import af medlemmer fra eksterne kilde
Hvis du har en liste af eksisterende medlemmer, f.eks. fra et andet system, kan disse let importeres. Du definerer bare, hvordan dine medlemmer skal defineres og bruger derefter en guide til at foretage importen af de eksisterende data.
Flytning af medlemmer imellem hold
Et medlem kan altid flyttes fra ét hold i systemet til et andet. Hvis der er forskelle på de to holds egenskaber, f.eks. pris for deltagelse på holdene, vil systemet gøre opmærksom herpå og lade dig vælge, hvordan du ønsker at håndtere situationen.
Medlemskaber baseret på sæson eller løbende fornyelse
Medlemskaber defineres på det enkelte hold til enten at være sæsonbaseret eller med løbende fornyelse. Hver løbende fornyelse kan systemet automatisk sende op til tre rykkere ud i forbindelse med fornyelse/gentegning af medlemskab. Rykkerteksten kan tilpasses fuldstændig efter behov.
 

Hold

Holdgruppering i flere niveauer
Hold kan grupperes i flere niveauer. Dette giver en meget fleksibel struktur, som passer både helt små og meget store systemer.
Differentierede priser i forskellige tidsperioder
Prisen for tilmelding til et hold kan variere over tid. Dette kan f.eks. anvendes, hvis man tillader løbende tilmelding til et hold, som kører i en sæson. Medlemmer, som tilmelder sig efter sæsonstart, vil således automatisk blive opkrævet en pris, der kun svarer til at betale for den resterende del af sæsonen.
Kombinations- og betalingsrabatter
Der er mulighed for at definere forskellige typer af rabatter. En betalingsrabat knyttes til en betalingsperiode. Hvis man f.eks. tilbyder betaling af medlemskab årligt eller månedligt, kan der være en rabat forbundet med at vælge den årlige betaling. Andre former for rabatter går på f.eks. kombination af hold (f.eks. 50% rabat på det billigste hold, hvis man tilmelder sig to hold).
Mødetider for holdet
Der er mulighed for på et givet hold at definere mødetiderne for holdet. Dette betyder f.eks., at der kan udskrives afkrydsningslister og at man kan registrere fremmødet (enten manuelt eller vha. en scannerløsning eller en smartphone app).
 

Medlemskort

Medlemskortdesigner: frit design af medlemskort
Medlemskort kan tilpasses de helt specifikke behov. Medlemskort-designeren giver mulighed for at redigere medlemskortets bestanddele - tekster, billeder og specialfelter (stregkoder, holdtyper og navne, gyldighedsperioder mm.). Medlemskort kan defineres for systemet som sådan eller for en gruppe af hold - således at man indenfor samme forening, f.eks., kan have forskellige medlemskort til forskellige typer af hold.
Stregkode
Medlemskort kan, ligesom billetter, udstyres med en unik stregkode. Dette betyder, at medlemskort kan anvendes til ved maskinel kontrol at give et medlem adgang til aktiviteter, faciliteter mm.
Valgfri automatisk udsendelse af medlemskort ved indmeldelse
Medlemskort kan, hvis det ønskes, automatisk sendes via email til nye medlemmer ved dettes indmeldelse. Ofte anvendes den praksis, at medlemskortet udskrives af medlemmet selv og opbevares i en plastiklomme, som evt. udleveres af foreningen.
Administrativ visning og genudsendelse af medlemskort
Som administrator af f.eks. en forenings medlemssystem har man adgang til at se det enkelt medlems medlemskort (i form af et PDF dokument - det samme som sendes til medlemmet) - og evt. gensende dette til medlemmet.
 

Medarbejdere

Tilknytning til hold
Der kan i systemet oprettes en liste af medarbejdere, som kan knyttes til de enkelte hold med henblik på at kunne administrere disse og på at kunne modtage information om relevante hold.
Automatisk advisering om medlemstil- og afgang
Der er mulighed for at definere adviseringer om til- og afgang af medlemmer på de enkelte hold eller grupper af hold. Således kan f.eks. hver medarbejder (instruktør, leder eller lignende) modtage en email med opdaterede holdlister forudfor hver træning/holdmøde.
 

Rapporter

Holdlister, adresselister mm.
Det er muligt at udtrække forskellige lister over medlemmerne; herunder adresse-/datalister og holdlister (med og uden fremmødedata). Disse leveres i udgangspunktet som PDF-filer, men det er også muligt at trække data ud som CSV-filer, hvorved udtræk til efterbearbejdning i et eksternt værktøj bliver ligetil.
Automatisk udsendelse ved ændring på hold
Det er muligt at definere et vilkårligt antal modtagere af emails, som indeholder én eller flere af disse rapporter og som kan udsendes med faste intervaller eller når der er til- eller afgang af medlemmer på de pågældende hold.
 

Emails og nyhedsbreve

Avanceret modtagerudvælgelse
Udsendelse af emails til medlemmer, herunder nyhedsbreve, sker via en guide, som tillader udvælgelse af modtagere på baggrund af avancerede kriterier - f.eks. kan man sende emails til alle medlemmer, som deltager på specifikke hold, alle medlemmer som undervises af en specifik instruktør eller alle medlemmer på hold, som afvikles på specifikke dage.
Tematiseret styling
Emails, der udsendes til medlemmer via guiden kan tematiseres/styles.

API og widgets

Her kan du se mere om de API'er, der stilles til rådighed, og widgets til Wordpress og Joomla.

 

API

Organizer Services API
Eksterne systemer kan integeres med Flex-systemet vha. det såkaldte Organizer Services API. Dette web service API tillader HTTP-baseret kommunikation med XML- eller JSON-objekter. Data kan ydermere inddeles i grupper, som du selv definerer, og du kan vha drag'n'drop flytte disse rundt.
 

Widgets

Liste af events
Du kan få vist en liste over dine events på din hjemmeside. Vores widget virker til Wordpress og Joomla. Kontakt supporten for mere information.
Liste af medarbejdere
Du kan få vist en liste over medarbejdere på din hjemmeside. Kontakt supporten for mere information.
Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial
Facebook
Facebook
LinkedIn
Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial
Facebook
Facebook
LinkedIn