På denne side kan du se videoer, der viser, hvordan du bruger de mest almindelige funktioner i Flextilmelding. Hvis du har et problem eller spørgsmål, som du ikke kan finde svar på her, så kan du kigge på vores generelle supportside eller skrive en besked til os. Du er også altid velkommen til at ringe på +45 4422 8888.

I samarbejde med FDF er Flextilmelding blevet tilpasset til de behov, som FDF kredse har til kontingentbetaling og tilmeldinger til events. Forbundskontoret kan ikke svare på supportspørgsmål vedrørende brug af Flextilmelding.

Nye kortgebyrer

Pr. 1/3 implementerer Flexminds nye og lavere kortgebyrer, til fordel for dig som arrangør.
  • 0,54 kr. +0,19 % af det samlede købsbeløb, på Dankort og Visa Dankort. Dog højest 2,50kr.
  •  0,7 % af det samlede købsbeløb på andre kort (mastercard, electron m.m.).

 

Brug for hjælp

Hvis du oplever problemer, så kig på flexminds.dk/support for hjælp. Du er også velkommen til at kontakte os.

Opret et arrangement

Vi har lavet fire skabeloner, der gør det nemt og hurtigt for dig at lave en kontingentopkrævning eller en tilmelding:

Inviter deltagere

Flextilmelding er koblet sammen med FDFs medlemssystem, Carla. Det betyder, at du nemt kan invitere FDF'erne fra din kreds til dit arrangement. Du kan invitere enkelte FDF'ere eller vælge hele klasser  på en gang. Når invitationerne er sendt ud på mail, kan du nemt holde øje med, hvem der har tilmeldt sig eller sende en påmindelse.

Økonomi og rabatkoder

Her har vi samlet svar på spørgsmål vedrørende afregning, priser og det med småt.

Du kan også se, hvordan du nemt udsteder rabatkoder. Du kan bruge dem til at tilbyde for eksempel søskenderabat, friplads eller rabat, hvis man ikke kan deltage i hele arrangementet.

Ofte stillede spørgsmål

Her kan du se svar på ofte stillede spørgsmål til systemet.

 

Administration

Du kan oprette en administrator mere på din tilmeldingsside ved at gøre følgende:

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på fanen “Arrangør”
  3. Tryk på underfanen “Administratorer”
  4. Tryk på knappen “Inviter administrator”
  5. I det vindue, der kommer frem, angiver du følgende
    1. Navn: skriv navnet på den person, du vil invitere
    2. Email adresse: skriv personens email adresse
    3. Brugerniveau: Vælg “Administrator” i listen. Så får den nye bruger de rigtige rettigheder
    4. Tryk på knappen “OK” for at sende invitationen afsted
  6. I invitationen er der et link. Trykker man på det, kan man tillknytte en Facebook eller Google konto til sin profil i Flextilmeldingssystemet og få adgang til gruppens tilmeldingsside som adminstratror
Kategori: Administration

Du kan slette en event, så længe den ikke er publiceret. Hvis eventen ikke har været det, sletter du eventen ved at gøre følgende:

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den event, som du gerne vil slette
  4. Tjek at eventen er i tilretningstilstand. Er den ikke det, gør du det ved at trykke på knappen “Tilretning” i panelet “Event tilstand”
  5. Når eventen er i tilretningstilstand, trykker du på “Vis flere” i panelet “Handlinger”. Der kommer nu tre knapper mere til syne
  6. Tryk på knappen “Slet event”
  7. Godkend sletningen af eventen i det vindue, der kommer frem ved at trykke på knappen “Delete”
  8. Eventen er nu slettet og vil efter kort tid forsvinde fra listen over events.

Når en event er publiceret, kan den ikke slettes. Det skyldes, at der er en lovkrav om, at information om transaktioner skal gemmes. Eventen forsvinder dog fra listen over aktive events, når den er afholdt.

Hvis du har angivet en standard bankkonto for din arrangørprofil, vil denne bankkonto blive brugt, når du publicerer en event. Ønsker du pengene overført til en anden konto, kan du nemt ændre bankkontoen. Du skal dog huske at gøre det, inden du publicerer eventen.

Har du indtastet en forkert bankkonto og publiceret eventen, skal du kontakte support@flexminds.dk for at få rettet bankkontoen.

Sådan ændrer du bankkonto for en event

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den event, som du gerne vil angive en anden bankkonto
  4. I panelet “Handlinger” trykker du på “Vis flere”. Der kommer nu tre knapper til syne
  5. Tryk på knappen “Definer konto”
  6. I det vindue, der kommer frem, vælger du fanen “Bank konto”
  7. Indtast følgende informationer:
    1. Bankens navn  i feltet “Bank navn”
    2. Registreringsnummer i feltet ” Registrerings nummer”
    3. Kontonummer i feltet “Konto nummer”
  8. Når eventen er slut og bliver afregnet, vil pengene blive ført over til den angivne konto
Kategori: Administration

Vi har valgt at flytte login-knappen for arrangører fra bunden af siden op i menuen. Det har vi gjort, da flere kunder fejlagtigt troede, at de skulle logge ind for at kunne gennemføre et køb eller tilmelding.

Som arrangør skal du nu blot trykke på “Menu” og vælge “Log in”. Som kan du som vanligt logge ind med din Facebook eller Google konto.

Det kan du sagtens. Du kan slå det til på en event eller sætte det til som standard. Slår du det til, kan du angive, at et køb eller tilmelding er betalt kontant. Muligheden er der kun, når du er logget ind som administrator. Det er derfor IKKE noget dine kunder selv kan gøre.

Sådan slår du kontant betaling til på en event

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den event, du gerne vil slå kontant betaling til på
  4. Under panelet “Handling” skal du trykke på teksten “Vis flere”
  5. Tryk på knappen “Definer konto”
  6. I vinduet, der kommer frem, tryk på fanen “Betaling”
  7. Under “Betalingsmuligheder” sæt der flueben i “Manual Cash (Requires Login)”

Sådan slår du kontant betaling til generelt

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Arrangør”
  3. Tryk på fanen “Betaling”
  4. Tryk på underfanen “Betaling”
  5. Under “Betalingsmuligheder” sæt der flueben i “Manual Cash (Requires Login)”

Dette vil nu gælde for alle de events, du opretter fremover. Det gælder IKKE for dine nuværende events – der skal du ind på hver event og sætte det.

Vi tilføjer løbende nye funktioner til systemet og tager nye teknologier i brug for at give dig som køber og som arrangør den bedste oplevelse. Det betyder desværre også, at vi ikke kan understøtte ældre browsere.

For at vi kan garantere, at systemet virker som forventet, skal du derfor opdatere din browser.

Du kan hente Chrome eller Firefox her:

 

Edge: er installeret som standard i Windows 10. Kan du ikke bruge Windows 10 og Edge, så brug Chrome eller Firefox.

Safari: er installeret på mac som standard. Opdater Mac OS for at få den nyeste version af Safari. Kan du ikke opdatere til nyeste version af MacOS, så brug Chrome eller Firefox.

 

Betaling

Når du køber en billet, laver en tilmelding, betaler et kontingent eller noget helt andet hos en arrangør med et betalingskort, vil der stå Flexminds på dit kontoudtog. Det skyldes, at det er Flexminds, der opkræver beløbet på vegne af arrangøren.

Du vil altid modtage en faktura fra Flexminds, hvor du kan se, hvad det er, du har betalt for. På fakturaen vil arrangementets navn fremgå tydeligt og du kan se arrangørens navn og kontaktoplysninger nederst på fakturaen.

Du er altid velkommen til at ringe til os på +45 4422 8888 eller skrive en besked, hvis du er i tvivl om, hvad beløbet vedrører.

Kategori: Betaling

Du kan betale med EAN-kort, hvis arrangøreren har slået den betalingsmulighed til.

Vælger du denne betalingsmulighed, skal du indtaste yderligere oplysninger til EAN-fakturaen.

Når du har indtastet de krævede oplysninger, gennemføres købet. Du har mulighed for at downloade fakturaen fra bekræftelsessiden. Du modtager også en mail med fakturaen vedhæftet.

2-3 arbejdsdage efter dit køb, sender vi en EAN-faktura til det angivne EAN-nummer.

Vær opmærksom på, at arrangøren kan angive, at dit køb først er endeligt gennemført, når vi har modtaget betaling af EAN-faktura.

Kategori: Betaling

Du kan betale med FI-kort, hvis arrangøreren har slået den betalingsmulighed til.

Vælger du denne betalingsmulighed, får du tilsendt en faktura på mail. Mailen bliver sendt til den mailadresse, du har angivet på opsummeringstrinnet.

Du kan også fra bekræftelsestrinnet – trinnet efter, du har valgt betalingsmetode – hente fakturaen.

På fakturaen er der angivet en indbetalingskode. Du kan betale fakturaen i din netbank eller i din bank ved at angive denne kode.

Når betalingen er registreret, modtager du en kvittering på mail. Det tager normalt 2-3 arbejdsdage, før betalingen er registreret.

 

Betal online og spar en del af gebyret

I den mail, du modtager med fakturaen vedhæftet, er der også et link til betaling online. Trykker du på dette link, åbner en betalingsside, hvor du kan gennemføre betalingen. Fordelen ved denne betalingsmetode er, at din betaling registreres hurtigere og at betalingsgebyret er mindre, hvis du betaler med et Dankort.

Kategori: Betaling

Gebyret for betalingskort afhænger af, hvilket kort du bruger. Herunder kan du se, hvordan gebyret for de forskellige betalingskort udregnes.

Betalingsbegyret beregnes én gang pr. transaktion (altså uafhængigt af antallet af billetter/tilmeldinger). Gebyrets størrelse afhænger af den valgte betalingsmetode.

Dankort og VISA/Dankort

Ved betaling med Dankort og VISA/Dankort er gebyret DKK 0,70 for beløb op til og med DKK 50,00. For beløb imellem DKK 50,01 og DKK 100,00 er gebyret DKK 1,10, mens det for beløb over DKK 100,00 udgør DKK 1,39.

 

Dansk kreditkort

Ved betaling med dansk-udstedt kreditkort (MasterCard eller VISA) er gebyret 1,85% af transaktionsbeløbet.

 

Udenlandsk kreditkort

Ved betaling med udenlandsk kreditkort er gebyret 2,75% af transaktionsbeløbet.

 

FI-kort

Ved betaling med FI-kort er gebyret DKK 10,00 uanset beløbets størrelse.

Kategori: Betaling

Det kan du sagtens. Du kan slå det til på en event eller sætte det til som standard. Slår du det til, kan du angive, at et køb eller tilmelding er betalt kontant. Muligheden er der kun, når du er logget ind som administrator. Det er derfor IKKE noget dine kunder selv kan gøre.

Sådan slår du kontant betaling til på en event

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den event, du gerne vil slå kontant betaling til på
  4. Under panelet “Handling” skal du trykke på teksten “Vis flere”
  5. Tryk på knappen “Definer konto”
  6. I vinduet, der kommer frem, tryk på fanen “Betaling”
  7. Under “Betalingsmuligheder” sæt der flueben i “Manual Cash (Requires Login)”

Sådan slår du kontant betaling til generelt

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Arrangør”
  3. Tryk på fanen “Betaling”
  4. Tryk på underfanen “Betaling”
  5. Under “Betalingsmuligheder” sæt der flueben i “Manual Cash (Requires Login)”

Dette vil nu gælde for alle de events, du opretter fremover. Det gælder IKKE for dine nuværende events – der skal du ind på hver event og sætte det.

Du kan på en event angive, hvor mange billetter man kan købe. Hver billet hænger sammen med en deltagerangivelse, så har du flere deltagerangivelser, har du også flere billetter. For hver billet kan du sætte et max antal.

Har du en event med to deltagerangivelser, kan du på den måde angive, at der er eks. 100 billetter a den ene slags deltager og eks. 50 af den anden slags.

Sådan ændrer du antallet af max. billetter:

  1. Login på din arrangørside
  2. Gå til oversigten over dine events ved at trykke på knappen “Vis mine events”
  3. Tryk på teksten “Vis flere” under panelet “Design”
  4. Tryk på knappen “Deltager angivelse”
  5. Du kan nu ændre følgende for hver deltagerangivelse:
    1. Max billetter total: angiver, hvor mange billetter der er til rådighed
    2. Max billetter pr. køb: angiver, hvor mange billetter man kan købe på én gang
    3. Reserveret i alt: information til dig om, hvor mange billetter der er købt i alt
    4. Reserveret idag: information til dig om, hvor mange billetter der er købt idag
    5. Pris: hvad prisen er pr. billet
  6. Ønsker du at ændre antallet af billetter til salg, retter du blot værdien i feltet “Max billetter totalt”.
Kategori: Betaling, Events

Lovgivningen på området for kortgebyrer er ændret pr. 01/01-2018, så det fremover ikke er lovligt at pålægge forbrugerne kortgebyret.

Fremover skal dette således betales af arrangøren. Du kan læse mere om lovgivningen her.

Kategori: Betaling

Events

Du kan slette en event, så længe den ikke er publiceret. Hvis eventen ikke har været det, sletter du eventen ved at gøre følgende:

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den event, som du gerne vil slette
  4. Tjek at eventen er i tilretningstilstand. Er den ikke det, gør du det ved at trykke på knappen “Tilretning” i panelet “Event tilstand”
  5. Når eventen er i tilretningstilstand, trykker du på “Vis flere” i panelet “Handlinger”. Der kommer nu tre knapper mere til syne
  6. Tryk på knappen “Slet event”
  7. Godkend sletningen af eventen i det vindue, der kommer frem ved at trykke på knappen “Delete”
  8. Eventen er nu slettet og vil efter kort tid forsvinde fra listen over events.

Når en event er publiceret, kan den ikke slettes. Det skyldes, at der er en lovkrav om, at information om transaktioner skal gemmes. Eventen forsvinder dog fra listen over aktive events, når den er afholdt.

Du kan nemt rette i de data, der er angivet ved tilmelding til en event.

For at rette i et felt, kræver det, at feltet er sat som redigerbart. Det kan du se her, hvordan du gør: Hvordan sætter jeg et felt til at være redigerbart?

Hvis du ønsker at rette data på en deltager på en event, der bliver afholdt af en anden arrangør, kan du ikke angive, hvilke felter du gerne vil kunne rette. Det bestemmer arrangøren af eventen. Kontakt derfor arrangøren for at få adgang til at rette i et felt.

Sådan rettet du deltager data

  1. Login på din arrangørside
  2. Gå til oversigten over dine events ved at trykke på knappen “Vis mine events”
  3. Tryk på knappen “Driftsvisning”
  4. Fold den event ud, hvor du gerne vil rette deltagerdata
  5. Fold liste over deltagere ud
  6. Tryk på den deltager, du ønsker at ændre deltagerdata på
  7. Tryk på blyanten
  8. I det vindue, der kommer frem, kan du folde forskellige grupperinger af deltagerdata ud. Fold grupperingerne ud for at finde de data, du gerne vil rette
  9. Ret data og tryk på knappen “Gem”
  10. Hvis de rettede data bliver vist på en billet til eventen, kan du gensende billetten med de nye data. Du kan angive en kommentar, der bliver vist i mailen til deltageren
  11. Hvis du ønsker at se rettelserne i listen over deltagere, skal du genindlæse siden. Er der flere deltagere, du vil rette data på, kan du vente med at genindlæse siden over deltagere

 

Kategori: Events

 

For at kunne rette data på en tilmelding til en event, skal du sætte de felter, som du ønsker at kunne redigere, til redigerbare.

Sådan sætter du et felt i en event til redigerbar

  1. Login på din arrangørside
  2. Gå til oversigten over dine events ved at trykke på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den event, du gerne vil sætte et felt til redigerbart på
  4. Eventen skal enten være i tilretning eller suspenderet tilstand
  5. Tryk på knappen “Form & Flow”
  6. Find det felt, som skal kunne redigeres
  7. Tryk på feltet og tryk på redigeringsknappen (blyanten ud for feltet)
  8. Vælg fanen “Andet”
  9. Ret værdien i feltet “Data redigerbare” til “Kan redigeres af arrangør”. Skal underafdelinger til din arrangør kunne redigere feltet, skal du sætte værdien til “Kan redigeres af arrangør/afdeling”
  10. Tryk på knappen “Luk” for at lukke vinduet
  11. Tryk på knappen “Tilbage til liste” for at komme tilbage til listen over events

Du kan nu redigere tilmeldingsdata i feltet.

Du kan teste det ved at prøve at redigere i en deltagers tilmeldingsdata. Det kan du se her, hvordan du gør: Hvordan retter jeg data på en deltager?

Kategori: Events

Når man se den fulde information om en event og mens man tilmelder sig, kan der være en fane til højre, der hedder “Deltagere”. Hvis du ønsker at fjerne denne liste, skal du gøre følgende:

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den relevante event i listen over events
  4. I højre side er der et panel “Design”. I det panel står teksten “Vis flere”. Tryk på denne tekst
  5. Tryk nu på knappen “Event tabs”, der kommer frem
  6. For at slette fanen “Deltagere”, trykker du på knappen “Fjern faneblad” ud for fanen “Deltagere”
Kategori: Events

Du kan nemt annullere og refundere et køb. Købsbeløbet bliver refunderet til det betalingskort, som blev brugt ved betaling.

Vær opmærksom på, at har du valgt, at du som arrangør betaler tilmeldingsgebyret, vil du blive opkrævet dette gebyr. Har du valgt at køber selv skal betale tilmeldingsgebyret, vil gebyret ikke blive refunderet.

Sådan annullerer og refunderer du et køb:

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis og administrer køb”
  3. Du kan nu søge det køb frem, du gerne vil annullere og refundere:
    1. I “Events” kan du vælge en specifik event. Vælger du ikke nogen, søger du i alle publicerede events
    2. I feltet “Søg” kan du vælge, hvad du gerne vil søge på. I feltet skriver du den værdi, du vil søge efter.
    3. I “Tilstand” kan du vælge hvilken tilstand købet, skal være i. Som standard søger man kun i gennemførte køb.
    4. Ønsker du kun at søge i køb på en bestemt dato eller i et bestemt dato-interval, kan du angive dem under “Dato”.
    5. Tryk på knappen “Søg” for at søge efter den angivne værdi.
  4. Når du har søgt det køb frem, du gerne vil annullere og refundere, trykker du på knappen “Funktioner” ud for det relevante køb
  5. Vælg menupunktet “Annuller/refunder køb”. Købet bliver nu annulleret og pengene refunderet til købers betalingskort

I det nye design har vi gjort det nemmere at bruge billeder. Du behøver kun angive ét billede i størrelsen 800×514 px. Da dette format er anderledes end tidligere, bliver dine events skaleret op på oversigtssiden. Derfor vil billederne se en smule grynet ud.

Når du angiver et nyt billede til dine events, kan du vælge kun at uploade et billede. Det billede bliver brugt på eventsoversigten, eventdetaljesiden og ved deling på sociale medier.

Hvis du vil, kan du vælge at angive et andet billede til eventens detaljeside og billede, når eventen deles på sociale medier.

Kategori: Events, Nyt site

Du kan på en event angive, hvor mange billetter man kan købe. Hver billet hænger sammen med en deltagerangivelse, så har du flere deltagerangivelser, har du også flere billetter. For hver billet kan du sætte et max antal.

Har du en event med to deltagerangivelser, kan du på den måde angive, at der er eks. 100 billetter a den ene slags deltager og eks. 50 af den anden slags.

Sådan ændrer du antallet af max. billetter:

  1. Login på din arrangørside
  2. Gå til oversigten over dine events ved at trykke på knappen “Vis mine events”
  3. Tryk på teksten “Vis flere” under panelet “Design”
  4. Tryk på knappen “Deltager angivelse”
  5. Du kan nu ændre følgende for hver deltagerangivelse:
    1. Max billetter total: angiver, hvor mange billetter der er til rådighed
    2. Max billetter pr. køb: angiver, hvor mange billetter man kan købe på én gang
    3. Reserveret i alt: information til dig om, hvor mange billetter der er købt i alt
    4. Reserveret idag: information til dig om, hvor mange billetter der er købt idag
    5. Pris: hvad prisen er pr. billet
  6. Ønsker du at ændre antallet af billetter til salg, retter du blot værdien i feltet “Max billetter totalt”.
Kategori: Betaling, Events

Køb af billetter

Du kan nemt annullere og refundere et køb. Købsbeløbet bliver refunderet til det betalingskort, som blev brugt ved betaling.

Vær opmærksom på, at har du valgt, at du som arrangør betaler tilmeldingsgebyret, vil du blive opkrævet dette gebyr. Har du valgt at køber selv skal betale tilmeldingsgebyret, vil gebyret ikke blive refunderet.

Sådan annullerer og refunderer du et køb:

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis og administrer køb”
  3. Du kan nu søge det køb frem, du gerne vil annullere og refundere:
    1. I “Events” kan du vælge en specifik event. Vælger du ikke nogen, søger du i alle publicerede events
    2. I feltet “Søg” kan du vælge, hvad du gerne vil søge på. I feltet skriver du den værdi, du vil søge efter.
    3. I “Tilstand” kan du vælge hvilken tilstand købet, skal være i. Som standard søger man kun i gennemførte køb.
    4. Ønsker du kun at søge i køb på en bestemt dato eller i et bestemt dato-interval, kan du angive dem under “Dato”.
    5. Tryk på knappen “Søg” for at søge efter den angivne værdi.
  4. Når du har søgt det køb frem, du gerne vil annullere og refundere, trykker du på knappen “Funktioner” ud for det relevante køb
  5. Vælg menupunktet “Annuller/refunder køb”. Købet bliver nu annulleret og pengene refunderet til købers betalingskort

Vi tilføjer løbende nye funktioner til systemet og tager nye teknologier i brug for at give dig som køber og som arrangør den bedste oplevelse. Det betyder desværre også, at vi ikke kan understøtte ældre browsere.

For at vi kan garantere, at systemet virker som forventet, skal du derfor opdatere din browser.

Du kan hente Chrome eller Firefox her:

 

Edge: er installeret som standard i Windows 10. Kan du ikke bruge Windows 10 og Edge, så brug Chrome eller Firefox.

Safari: er installeret på mac som standard. Opdater Mac OS for at få den nyeste version af Safari. Kan du ikke opdatere til nyeste version af MacOS, så brug Chrome eller Firefox.

 

Nyt site

Vi har valgt at flytte login-knappen for arrangører fra bunden af siden op i menuen. Det har vi gjort, da flere kunder fejlagtigt troede, at de skulle logge ind for at kunne gennemføre et køb eller tilmelding.

Som arrangør skal du nu blot trykke på “Menu” og vælge “Log in”. Som kan du som vanligt logge ind med din Facebook eller Google konto.

I det nye design har vi gjort det nemmere at bruge billeder. Du behøver kun angive ét billede i størrelsen 800×514 px. Da dette format er anderledes end tidligere, bliver dine events skaleret op på oversigtssiden. Derfor vil billederne se en smule grynet ud.

Når du angiver et nyt billede til dine events, kan du vælge kun at uploade et billede. Det billede bliver brugt på eventsoversigten, eventdetaljesiden og ved deling på sociale medier.

Hvis du vil, kan du vælge at angive et andet billede til eventens detaljeside og billede, når eventen deles på sociale medier.

Kategori: Events, Nyt site

Opsætning af arrangørprofil

Du kan sætte et logo for din arrangør. Logoet kommer ud på ordrebekræftelser og fakturaer fra systemet, så din kunder nemmere kan se, at fakturaen kommer fra dig.

Du sætter dit logo på denne måde:

  1. Login ind på din arrangør
  2. Vælg menupunktet “Arrangør”
  3. Fanen “Basis profil” er valgt. Scroll ned på siden til “Arrangør logo”.
  4. Tryk på teksten “Vælg logo” for at vælge et logo eller uploade et. Logoet skal være max 200×200 px

Du kan nemt skifte standard billedet i emails, der bliver sendt ud fra systemet. Det er eks. kvitteringer, invitationer, information om godkendelse.

Du sætter dit eget billede i emails på denne måde:

  1. Login ind på din arrangør
  2. Vælg menupunktet “Arrangør”
  3. Fanen “Basis profil” er valgt. Scroll ned på siden til “Email header billede”.
  4. Tryk på teksten “Vælg et billede som skal bruges som email header” for at vælge et billede eller uploade et nyt. Billede må være max 500 px bredt.

Økonomi

Når du opretter events med betaling, skal du angive en bankkonto, som pengene skal overføres til. Du kan enten gøre det, når du opretter en event eller du kan sætte en standard bankkonto, der bliver brugt på alle nye events.

Her kan du se, hvordan du sætter en standard bankkonto:

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på fanen “Min Profil”
  3. Tryk på underfanen “Betaling”
  4. Tryk på knappen “Definer betalings standardvalg”
  5. Vælg herefter på underfanen “Bank konto”. Indtast følgende oplysninger:
    1. Bankens navn  i feltet “Bank navn”
    2. Registreringsnummer i feltet ” Registrerings nummer”
    3. Kontonummer i feltet “Konto nummer”
  6. Du har nu angivet en standard bankkonto, som vil blive brugt til dine fremtidige events med betaling
Kategori: Økonomi

Afregningen af en event sker automatisk. På 3. bankdag efter eventen er afholdt (i forhold til slutdato – er denne ikke sat så i forhold til startdato) fremsender vi en opgørelse over eventen. Opgørelsen fremsendes til den email-adresse, der er angivet under fanen “Min profil” i feltet “Email”. Samtidig overføres deltagernes betaling til den bankkonto, der er angivet for eventen.

Det er muligt mod et gebyr at få udbetalt et a conto beløb. Kontakt os på support@flexminds eller +45 4422 8888 for at høre nærmere.

Kategori: Økonomi

Du kan nemt lave en eller flere rabatkoder til en event. Du kan selv bestemme:

  • hvad teksten til rabatkoden skal være
  • hvilken værdi rabatkoden skal have
  • hvor mange gange den skal kunne bruges

Sådan opretter du en rabatkode:

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den event, som du gerne vil oprette en rabatkode til
  4. Tryk på knappen “Definer rabatkoder”
  5. I vinduet, der kommer frem, trykker du på knappen “Opret” for at oprette en rabatkode
  6. Angiv navnet på rabatkode. Bemærk at du ikke kan bruge specialtegn og at koden altid vil blive skrevet med store bogstaver. Når rabatkoden skal bruges kan man skrive den både med store og små bogstaver. Tryk på knappen “OK”
  7. Herefter kan du angive følgende ved rabatkoden:
    1. Aktiv: For at aktivere rabatkoden, sæt da flueben i boksen i kolonnen “Aktiv”. Rabatkoden kan kun anvendes, når den er aktiv
    2. Rabatmodel: Du kan angive forskellige rabatmodeller for en rabatkode:
      1. Fast (Deltager): angiver en fast rabat pr. deltager på en tilmelding
      2. Procentvis (Deltager): angiver rabat i procent pr. deltager på en tilmelding
      3. Fast (Køb): angiver en fast rabat på den samlede tilmeldingspris
      4. Procentvis (Køb): angiver rabat i procent på den samlede tilmeldingspris
      5. Total: rabatten dækker hele tilmeldingsprisen – uanset hvad den er
    3. Rabat: Angiv rabatten enten i kr eller procent. Har du valgt rabatmodellen “Total”, kan du ikke skrive noget i dette felt
    4. Antal: Angiv, hvor mange gange denne rabatkode kan anvendes
  8. I kolonnen “Anvendt” kan du løbende holde øje med, hvor mange gange en given rabatkode er blevet anvendt.

 

Eksempler på anvendelse af rabatmodeller

Eksempel på rabatmodellen “Fast (Deltager)”

Du har en event, hvor både spejdere, forældre og søskende kan deltage. De skal alle betale 50 kr. Du ønsker at give 25 kr i rabat til de spejdere, der hjælper med at gøre klar. Du opretter derfor en rabatkode med rabatmodellen “Fast (deltager)” på 25 kr. Der er 7 spejdere, der hjælper til, så du sætter antallet til 7.

Når den rabatkode bliver anvendt ved tilmelding, bliver der trukket 25 kr fra spejderen deltagerpris. Forældrerne og søskende vil stadig betale 50 kr.

Eksempel på rabatmodellen “Procentvis (Køb)”

Du har en event, hvor du gerne vil give 25% i rabat på den samlede pris for tilmeldingen til de 5 første, der tilmelder sig. Du laver derfor en rabatkode med rabatmodellen “Procentvis (Køb)”, sætter rabatten til 25% og sætter antal til 5.

Når den rabatkode bliver anvendt ved tilmelding, bliver der trukket 25% af den samlede tilmeldingspris. Når rabatkoden er blevet brugt 5 gange, stopper den automatisk med at virke.

Kategori: Økonomi

For at du kan anmode om a conto udbetalinger, skal du have en aftale med os om det. Har du ikke det, så kontakt os

Du kan anmode om en a conto udbetaling for en tilmelding. Der bliver tilbageholdt et mindre beløb, så du kan annullere og tilbageføre tilmeldingen fra systemet.

Sådan anmoder du om a conto udbetaling:

  1. Tryk på fanen “Events”
  2. Tryk på knappen “Opret ny event” i øverste højre hjørne
  3. Vælg den tilmelding, som du gerne vil have en a conto udbetaling fra
  4. I panelet “Handlinger” trykker du på teksten “Vis flere”
  5. Tryk på knappen “Anmod om aconto”
  6. I panelet “Event status” kan du nu se din anmodning. Du kan se beløbet, der vil blive overført og status på overførslen.
Kategori: Økonomi

Du kan nemt annullere og refundere et køb. Købsbeløbet bliver refunderet til det betalingskort, som blev brugt ved betaling.

Vær opmærksom på, at har du valgt, at du som arrangør betaler tilmeldingsgebyret, vil du blive opkrævet dette gebyr. Har du valgt at køber selv skal betale tilmeldingsgebyret, vil gebyret ikke blive refunderet.

Sådan annullerer og refunderer du et køb:

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis og administrer køb”
  3. Du kan nu søge det køb frem, du gerne vil annullere og refundere:
    1. I “Events” kan du vælge en specifik event. Vælger du ikke nogen, søger du i alle publicerede events
    2. I feltet “Søg” kan du vælge, hvad du gerne vil søge på. I feltet skriver du den værdi, du vil søge efter.
    3. I “Tilstand” kan du vælge hvilken tilstand købet, skal være i. Som standard søger man kun i gennemførte køb.
    4. Ønsker du kun at søge i køb på en bestemt dato eller i et bestemt dato-interval, kan du angive dem under “Dato”.
    5. Tryk på knappen “Søg” for at søge efter den angivne værdi.
  4. Når du har søgt det køb frem, du gerne vil annullere og refundere, trykker du på knappen “Funktioner” ud for det relevante køb
  5. Vælg menupunktet “Annuller/refunder køb”. Købet bliver nu annulleret og pengene refunderet til købers betalingskort

Det kan du sagtens. Du kan slå det til på en event eller sætte det til som standard. Slår du det til, kan du angive, at et køb eller tilmelding er betalt kontant. Muligheden er der kun, når du er logget ind som administrator. Det er derfor IKKE noget dine kunder selv kan gøre.

Sådan slår du kontant betaling til på en event

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den event, du gerne vil slå kontant betaling til på
  4. Under panelet “Handling” skal du trykke på teksten “Vis flere”
  5. Tryk på knappen “Definer konto”
  6. I vinduet, der kommer frem, tryk på fanen “Betaling”
  7. Under “Betalingsmuligheder” sæt der flueben i “Manual Cash (Requires Login)”

Sådan slår du kontant betaling til generelt

  1. Login på din arrangørside. Den finder du på www.flexbillet.dk/navnet-på-din-arrangør
  2. Tryk på knappen “Arrangør”
  3. Tryk på fanen “Betaling”
  4. Tryk på underfanen “Betaling”
  5. Under “Betalingsmuligheder” sæt der flueben i “Manual Cash (Requires Login)”

Dette vil nu gælde for alle de events, du opretter fremover. Det gælder IKKE for dine nuværende events – der skal du ind på hver event og sætte det.

Rapporter

Du kan hente data ud fra en tilmelding i en rapport. Det er en nem måde at følge med i, hvor mange deltagere, der er til din event, og hvad de har angivet ved tilmelding.

Som standard bliver der oprettet en rapport, der bliver sendt til den emailadresse, der er angivet under din arrangørprofil. Den bliver sendt én gang i døgnet, såfremt der er nye deltagere til din event.

Du kan oprette lige så mange rapporter, du ønsker. Hver rapport kan indeholde lige præcis de data, du har brug for. Du kan vælge at få rapporten tilsendt på mail eller lave et link, der altid giver dig de nyeste tilmeldingsdata. Her kan du se, hvordan du opretter et link til en rapport. Følger du vejledningen, kan du nemt angive, at du i stedet ønsker at få den tilsendt på mail.

Sådan opretter du et link til en rapport

  1. Login på din arrangørside
  2. Gå til oversigten over dine events ved at trykke på knappen “Vis mine events”
  3. Vælg den event, du gerne vil oprette en rapport for
  4. Tryk på knappen “Rapport”
  5. Tryk på “Fuldt overblik” i kolonnen til højre
  6. På fanen “Definer udseende” kan du vælge de kolonner til og fra, som du ønsker skal tages med i rapporten. Ændrer du i hvilke kolonner, der skal vises, beder systemet dig gemme ændringer i en ny rapport.
  7. Tryk på knappen “Tilføj output” under den ønskede rapport
  8. Vælg i vinduet om du ønsker:
    1. En fuld rapport
    2. En fuld rapport, hvis der er nye deltagere
    3. En rapport, hvor der kun er de deltagere, der har tilmeldt sig, siden den sidste rapport
  9. Vælg herefter, om du vil:
    1. Hente rapporten nu
    2. Have den tilsendt på mail med et givent interval
    3. Oprette et link, som du kan bruge til at hente rapport, når du ønsker
  10. Alt efter hvad du vælger, bliver du præsenteret for forskellige muligheder:
    1. Har du valgt, at du vil hente rapporten nu, skal du blot trykke på knappen “Opret” og der bliver downloadet en rapport til din computer
    2. Har du valgt, at du vil have rapporten tilsendt, skal du først angive den mailadresse, som rapporten skal sendes til og derefter det ønskede interval, du vil have rapporten sendt med
    3. Har du valgt at oprette et link, skal du vælge, om linket skal indeholde din arrangørs API-nøgle eller ej. Vælger du det, er linket længere og sværere for uvedkommende at gætte

Slå API-adgang til

Hvis du ønsker at beskytte linket til din rapport med din arrangørs api-nøgle, skal det slås til først:

  1. Login på din arrangørside
  2. Tryk på fanen “Arrangør”
  3. Tryk på underfanen “API”
  4. Sæt flueben i feltet “Ekstern API adgang tilladt”
  5. Der kommer et vindue frem, hvor du skal godkende, at API bliver slået til
  6. Link til rapporter, der er beskyttet med din arrangørs API-nøgle, er nu aktive
Kategori: Rapporter