Har du styr på, hvor data om dine kunder eller medlemmer ligger? Har du håndteret tilmeldinger til kurser over mail? Styrer du dine medlemmers data i et regneark? Så får du måske problemer med den nye persondataforordning.

Den 25. maj 2018 træder den nye persondataforordning i kraft. Den stiller en række nye krav til alle danske foreninger og virksomheder – store som små. Håndterer du information om medlemmer eller kunder, så kommer den nye forordning til at have betydning for dig.

 

Kan du svare ja til nedenstående?

Foreninger

  • Indmelder man sig i din forening via email?
  • Tilmelder man sig arrangementer via email?
  • Ligger der information om medlemmer på en hjemmeside, eks. en oversigt over, hvem der deltog i en turnering?
  • Styrer du medlemmernes data i et regneark?
  • Er medlemmerne i din forening under 18 år?

Virksomhed

  • Tilmelder man sig jeres arrangement via email?
  • Skal man angive følsomme oplysninger ved tilmelding, som pasnummer eller CPR-nummer?
  • Er deltagerne under 18 år?
  • Har du styr på, hvad du har i din mail af gamle tilmeldinger?
  • Kan du finde alt data frem om en kunde?

Vi hjælper dig videre

 

Fra den 25. maj 2018 skal du nemlig have mere styr på, hvor data om dine medlemmer er og hvordan de bliver behandlet. Det gælder både i jeres mailsystem, på jeres servere, på mobiltelefoner, på bærbare computere og på hjemmearbejdspladser. Og bruger du eksterne leverandører til at behandle data, skal det også tages med.

Vi har her fremhævet tre krav fra persondataforordningen, der er særligt vigtige for dig, når du håndterer tilmeldinger og medlemsdata.

Ved datalæk skal alle berørte personer informeres inden 72 timer
Det stiller store krav til, at dine data er opdateret og at du nemt kan sende information ud.

I vores medlemssystem kan dine medlemmer nemt holde deres kontaktoplysninger opdateret - både ved betaling af kontingent og tilmelding til arrangementer. Det sikrer, at du altid kan komme i kontakt med dine medlemmer.
Rette til at blive glemt
En kunde eller et medlem kan kræve, at du sletter alle data om vedkommende. Det kan være en uoverkommelig opgave, når data ligger spredt på servere, i mailklienter osv.

Løsningen er at få dine data struktureret. Når du bruger vores tilmeldingssystem, bliver alle data struktureret, så de nemt kan findes frem og slettes efter behov.
Personfølsomme og personhenførende oplysninger
Nogen gange skal du bruge dine kunder eller medlemmers pasnummer, CPR-nummer eller anden personfølsom oplysning. Det dur ikke at sende det via mail, da det er for usikkert.

Derudover kan data om behandlingsforløb, sundshedstilstand, livsstilspreferencer og lignende være særligt følsomme, hvis man kan henføre dem til en specifik person.

I vores system kan du nemt angive, at data er personfølsomt eller personhenførende. Disse data bliver krypteret og kan kun hentes ud af systemet, når du er logget ind. Det sikrer, at de ikke falder i de forkerte hænder.
 

Kontakt os i dag

 

Vi ved, at det kan være en stor opgave at få et overblik over det hele. Derfor er vi gået sammen med Open Company. De er specialister i persondata- og IT-sikkerhed. Sammen kan vi hjælpe dig helt i mål, så du er klar, når den nye forordring træder i kraft.

Vi hjælper dig med at få overblik over dine data og IT-sikkerhed. Derudover hjælper vi dig også med at få struktureret data om dine kunder og medlemmer. Det gør det nemmere at bevare overblikket og være sikker på, at dine data er godt beskyttet.

Giv os et kald

+45 4422 8888

Send os en mail